Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich und Parteien

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») regeln die Vertragsbeziehung zwischen der beeVisto GmbH, handelnd unter der Marke «clever hr», Münchhaldenstrasse 10, 8008 Zürich (CHE-265.196.369) («clever hr» oder «Anbieter») und ihren Kundinnen und Kunden («Kunde» oder «Auftraggeber»). Anbieter und Kunde werden einzeln als «Partei» und gemeinsam als «Parteien» bezeichnet.

1.2 Die AGB gelten für sämtliche Dienstleistungen, die der Kunde von clever hr bezieht, einschliesslich aller Folge- und Zusatzleistungen, auch wenn im Einzelfall nicht ausdrücklich auf die AGB verwiesen wird.

1.3 Abweichende oder ergänzende allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, soweit clever hr ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat.

1.4 clever hr weist den Kunden bei Vertragsschluss in geeigneter, hervorgehobener Weise auf die AGB und ihre wesentlichen Klauseln (insbesondere Vergütung, Vorauszahlung, Haftung, Kündigung, Datenschutz) hin und stellt sicher, dass der Kunde vor Vertragsannahme zumutbar Kenntnis nehmen kann.

2. Leistungen und Vertragsschluss

2.1 clever hr erbringt HR-Dienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere: Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungsadministration (Payroll), HR-Administration (Verträge, Zeugnisse, Ein- und Austritte, Mutationen), Recruiting als RPO und Inhouse-Recruiting im Auftrag, im System und im Namen des Kunden (Ziff. 17) sowie Outplacement und Bewerbungscoaching. Zum Recruiting gehören insbesondere Bewerbermanagement im System des Kunden, Active Sourcing, Direct Sourcing, Executive Search im Kundenauftrag, Peak-Recruiting sowie Interviews und Selektion als Unterstützung. Shortlist und Interviews entstehen im Namen und im System des Kunden. Den Entscheid über Einstellung und Arbeitsvertrag trifft allein der Kunde. Zudem richtet clever hr für Unternehmen das clever hr Portal ein und betreibt es (Ziff. 16). Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Offerte, Auftragsbestätigung oder Leistungsvereinbarung («Einzelvertrag»).

2.2 Die Dienstleistungen von clever hr sind, soweit im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart ist, Aufträge im Sinne von Art. 394 ff. OR. clever hr handelt dabei als Hilfsperson und Beauftragte des Kunden. clever hr schuldet ein sorgfältiges, fachgerechtes Tätigwerden nach branchenüblichem Standard, jedoch keinen bestimmten Erfolg. Beim Recruiting nach Ziff. 17 wird kein Einstellungserfolg geschuldet. Eine Gebühr, die an eine Einstellung geknüpft ist, ist ausgeschlossen.

2.3 Payroll als reine Administration: clever hr erbringt im Bereich Payroll ausschliesslich administrative Dienstleistungen (insbesondere Erstellung von Lohnabrechnungen, Berechnungen, Meldungen und Abrechnungsunterlagen). clever hr ist nicht Arbeitgeberin der Mitarbeitenden des Kunden und übernimmt keine Auszahlung von Löhnen, Sozialversicherungsbeiträgen oder Quellensteuern; die diesbezügliche Verantwortung verbleibt beim Kunden (vgl. Ziff. 3.5).

2.4 Offerten von clever hr sind, sofern nicht anders angegeben, 30 Tage gültig. Ein Einzelvertrag kommt durch Unterzeichnung einer Vereinbarung, durch Annahme eines Vertragsangebots oder einer Auftragsbestätigung oder durch Aufnahme der Leistungserbringung im Einverständnis beider Parteien zustande. Bei Neukunden steht der Leistungsbeginn unter dem Vorbehalt von Ziff. 4.4, soweit der Einzelvertrag keine abweichende Regelung enthält.

2.5 Bei Widersprüchen gehen für Fragen der Datenbearbeitung die Bestimmungen des Auftragsbearbeitungsvertrags («AVV») dem Einzelvertrag und diesen AGB vor. Im Übrigen geht der Einzelvertrag diesen AGB vor. Weitere Beilagen gelten in der im Einzelvertrag festgelegten Rangfolge.

2.6 Privatkunden / Konsumenten: Für Verträge mit Privatpersonen über Leistungen für ihren persönlichen Bedarf (z. B. Bewerbungscoaching, Karriereberatung, Käufe im Privatshop) gelten die separaten Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Privatkunden (www.clever-hr.ch/agb-privatkunden). Soweit diese AGB ausnahmsweise auf einen Vertrag mit einer Privatperson anwendbar sind, gehen die zwingenden Bestimmungen zum Schutz der Konsumentinnen und Konsumenten vor; haftungs- und gewährleistungsbeschränkende Klauseln finden nur Anwendung, soweit zwingendes Recht nicht entgegensteht.

3. Mitwirkungspflichten und Lohnverantwortung des Kunden

3.1 Der Kunde stellt clever hr rechtzeitig, vollständig und in der vereinbarten Form alle Informationen, Unterlagen, Daten und Zugänge zur Verfügung, die für die Leistungserbringung erforderlich sind (z. B. Lohndaten, Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Zeiterfassung, Zugang zu Systemen).

3.2 Der Kunde benennt eine verantwortliche Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis sowie eine Stellvertretung. Der Kunde prüft die ihm übergebenen Arbeitsergebnisse (z. B. Lohnabrechnungen) vor deren produktiver Nutzung bzw. Auszahlung.

3.3 Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, clever hr die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeitenden und Bewerbenden zur Bearbeitung zu übergeben, und dass die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen (Information, allfällige Einwilligungen) erfüllt sind.

3.4 Verletzt der Kunde seine Mitwirkungspflichten, verschieben sich vereinbarte Termine angemessen. Mehraufwand und Schäden, die kausal aus der Verletzung von Mitwirkungspflichten entstehen, trägt der Kunde; eine Entschädigungspflicht entsteht nach vorgängiger Abmahnung durch clever hr.

3.5 Lohnverantwortung (Auftraggeber): Der Kunde ist und bleibt arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlich Arbeitgeber seiner Mitarbeitenden und damit alleiniger Lohnverantwortlicher. Ihm obliegen insbesondere die rechtzeitige Auszahlung der Löhne sowie die fristgerechte Abführung sämtlicher Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV, BVG, UVG u. a.) und Quellensteuern an die zuständigen Stellen. clever hr erstellt hierfür lediglich die administrativen Grundlagen (Abrechnungen, Berechnungen, Meldungen) und handelt nicht als Zahlstelle. Der Kunde stellt die für Löhne und Abgaben erforderlichen Mittel jederzeit selbst bereit. Für Verzugsfolgen, Bussen, Nachzahlungen oder Schäden, die aus nicht oder verspätet vom Kunden vorgenommenen Zahlungen entstehen, ist der Kunde allein verantwortlich.

4. Vergütung und Zahlungskonditionen

4.1 Es gelten die im Einzelvertrag vereinbarten Preise. Alle Preise verstehen sich netto. Mehrwertsteuer wird nur zusätzlich berechnet, sofern und ab dem Zeitpunkt, in dem die beeVisto GmbH im Register der mehrwertsteuerpflichtigen Personen eingetragen ist und die Steuer gesetzlich geschuldet wird; massgeblich ist der dann gesetzlich anwendbare Satz. Spesen und Auslagen werden, soweit vereinbart, nach effektivem Aufwand zusätzlich verrechnet.

4.2 Vorauszahlung Basisvertrag: Die wiederkehrende Vergütung für Basisverträge (laufende Grundleistungen) wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und ist jeweils vor dem betreffenden Leistungsmonat zur Zahlung fällig. clever hr ist berechtigt, die Grundpauschale stattdessen quartalsweise, d. h. drei (3) Monate im Voraus, in Rechnung zu stellen, sofern dies im Einzelvertrag vereinbart oder vom Kunden gewünscht ist.

4.3 Zusatzleistungen / Mehraufwand: Über den Basisvertrag hinausgehende Leistungen, variable Mengenkomponenten, Spesen sowie einmaliger oder projektbezogener Mehraufwand («Zusatzkosten») werden nachträglich, in der Regel monatlich nach Leistungserbringung bzw. nach Abschluss, in Rechnung gestellt.

4.4 Neukunden: Soweit im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart ist, setzt der Leistungsbeginn den vorgängigen Eingang einer Anzahlung von 100 % der vereinbarten Vergütung für die ersten drei Monate des Basisvertrags voraus. clever hr stellt die entsprechende Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen aus. Der vereinbarte Starttermin verschiebt sich, falls die Anzahlung nicht rechtzeitig eingeht. Nach Ablauf der ersten drei Monate wird der Basisvertrag gemäss Ziff. 4.2 fortgeführt.

4.5 Zahlungsfrist: Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, beträgt die Zahlungsfrist für sämtliche Rechnungen 14 Tage ab Rechnungsdatum. Begründete Einwendungen sind innert dieser Frist in Textform (einschliesslich E-Mail) zu erheben. Nach unbenutztem Ablauf gilt die Rechnung als anerkannt.

4.6 Bei Zahlungsverzug ist ohne Mahnung ein Verzugszins von 5 % p. a. geschuldet. clever hr ist berechtigt, weitere Leistungen bis zur vollständigen Bezahlung auszusetzen; daraus entstehende Mehraufwände gehen zulasten des Kunden. Bei laufenden Verträgen ist clever hr zudem berechtigt, künftige Leistungen von einer Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung abhängig zu machen.

4.7 Eine Verrechnung mit Gegenforderungen des Kunden ist nur zulässig, soweit diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

4.8 Bei einem erstmaligen Auftrag eines Firmenkunden berechnen wir einmalig die im Angebot genannte Einrichtungspauschale. Sie gilt unabhängig davon, welche Leistungen vereinbart werden und ob ein Abonnement abgeschlossen wird. Darin sind vier Stunden für die Einrichtung enthalten. Jede weitere Stunde wird nach dem tatsächlichen Aufwand pauschal zum im Angebot genannten Stundensatz berechnet. Massgebend ist jeweils die Dauer der Arbeiten, nicht die Zahl der von uns eingesetzten Personen. Wir informieren den Kunden über den zusätzlichen Aufwand und holen vor diesen weiteren Arbeiten seine Freigabe ein. Die Pauschale wird mit der ersten Rechnung verrechnet; für Folgeaufträge desselben Firmenkunden fällt sie nicht erneut an. Die vereinbarten Zahlungsbedingungen bleiben bestehen. Für Mandate nach Ziff. 17 (Recruiting als RPO / Inhouse-Recruiting) fällt diese Einrichtungspauschale nicht an. Die Einrichtung solcher Mandate wird nach Stunden abgerechnet.

5. Arbeitsergebnisse und Immaterialgüterrechte

5.1 Ergebnisse für den Kunden: Arbeitsergebnisse, die clever hr auftragsgemäss für den Kunden erstellt und die naturgemäss dem Kunden zustehen (insbesondere Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Verträge, Personaldokumente sowie die personenbezogenen Daten des Kunden), gehen mit vollständiger Bezahlung in das Eigentum bzw. die uneingeschränkte Verfügungsbefugnis des Kunden über.

5.2 Methoden und Werkzeuge von clever hr: An eigenen Methoden, Vorlagen, Prozessen, Checklisten, Software, KI-gestützten Werkzeugen und sonstigem vorbestehendem oder allgemein verwendbarem Know-how von clever hr verbleiben sämtliche Rechte ausschliesslich bei clever hr. Der Kunde erhält daran ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht im Umfang, der zur Nutzung der Dienstleistungen erforderlich ist.

5.3 clever hr ist berechtigt, das im Rahmen der Leistungserbringung erworbene allgemeine Wissen und die Erfahrung auch für andere Kunden zu nutzen, soweit dadurch keine Geheimhaltungs- oder Datenschutzpflichten verletzt werden.

6. Einsatz künstlicher Intelligenz

6.1 clever hr setzt zur Effizienzsteigerung KI-gestützte Werkzeuge ein, etwa bei der Erstellung von Zeugnisentwürfen, bei administrativen Aufgaben und, im Recruiting nach Ziff. 17, bei Suche und Sichtung im System und im Namen des Kunden. Der Einsatz erfolgt stets unter menschlicher Kontrolle; finale Ergebnisse werden vor Übergabe durch clever hr geprüft. Den Entscheid über eine Einstellung trifft allein der Kunde.

6.2 clever hr trifft angemessene Massnahmen, damit personenbezogene Daten nur datenschutzkonform und nicht zum unkontrollierten Training Dritter verwendet werden. Automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung gegenüber betroffenen Personen werden ohne menschliche Prüfung nicht getroffen.

7. Prüfung und Beanstandung

7.1 Soweit clever hr ein abgrenzbares Arbeitsergebnis übergibt (z. B. einen Lohnlauf), prüft der Kunde dieses unverzüglich nach Erhalt. Beanstandungen sind innert angemessener Frist, spätestens innert zehn (10) Arbeitstagen nach Erhalt, in Textform (einschliesslich E-Mail) mitzuteilen.

7.2 Bei laufenden Dienstleistungen ohne abgrenzbares Arbeitsergebnis gilt eine Beanstandung als rechtzeitig, wenn sie unverzüglich nach Kenntnis des Mangels erfolgt. Eine förmliche Abnahme findet nicht statt.

8. Gewährleistung

8.1 clever hr gewährleistet, dass die Dienstleistungen mit der branchenüblichen Sorgfalt und fachgerecht erbracht werden. Bei Aufträgen wird kein bestimmter Erfolg geschuldet.

8.2 Weist ein übergebenes Arbeitsergebnis einen von clever hr zu vertretenden Mangel auf, behebt clever hr diesen innert angemessener Frist durch Nachbesserung (z. B. Korrektur einer fehlerhaften Abrechnung). Gelingt die Nachbesserung trotz angemessener Nachfrist nicht, kann der Kunde eine angemessene Herabsetzung der Vergütung verlangen.

8.3 Die Gewährleistung entfällt, soweit ein Mangel auf unvollständige oder unrichtige Angaben des Kunden, mangelhafte Mitwirkung oder nachträgliche Veränderungen durch den Kunden oder Dritte zurückzuführen ist.

9. Haftung

9.1 clever hr haftet unbeschränkt für Schäden aus Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden.

9.2 Im Übrigen haftet clever hr nur für direkte Schäden, die dem Kunden nachweislich durch eine schuldhafte Verletzung der vertraglichen Leistung entstanden sind.

9.3 Diese Haftung ist, soweit gesetzlich zulässig, gesamthaft begrenzt auf die im Schadensjahr für die betroffene Leistung geschuldete Vergütung, höchstens jedoch CHF 10'000 pro Schadensereignis und CHF 50'000 pro Kalenderjahr.

9.4 Die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden – insbesondere entgangenen Gewinn, nicht realisierte Einsparungen, Regressansprüche Dritter, Bussen und Nachzahlungen aus verspätet oder fehlerhaft abgewickelter Payroll, soweit nicht von clever hr grob verschuldet – ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Unberührt bleibt die alleinige Lohnverantwortung des Kunden gemäss Ziff. 3.5.

9.5 Für beigezogene Hilfspersonen haftet clever hr wie für eigenes Handeln. Im Übrigen ist jede weitergehende Haftung ausgeschlossen.

10. Geheimhaltung und Referenz

10.1 Jede Partei behält sämtliche vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim und verwendet sie ausschliesslich zur Vertragserfüllung. Die Geheimhaltungspflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

10.2 Ausgenommen sind Informationen, die nachweislich bereits bekannt, allgemein zugänglich oder rechtmässig von Dritten erlangt wurden. Die Parteien überbinden die Geheimhaltungspflicht ihren Mitarbeitenden und beigezogenen Dritten.

10.3 clever hr darf den Kunden nur mit dessen vorgängiger Zustimmung als Referenz (Name/Logo) nennen.

11. Datenschutz und Auftragsbearbeitung

11.1 Rollenverteilung: Bearbeitet clever hr im Rahmen der Dienstleistungen (insbesondere Payroll, HR-Administration und Recruiting nach Ziff. 17) personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, handelt clever hr als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG; der Kunde bleibt Verantwortlicher. Daten von Bewerbenden im Recruiting liegen im System des Kunden.

11.2 Die Parteien schliessen hierfür einen separaten AVV als integrierenden Bestandteil des Einzelvertrags. Er regelt insbesondere Gegenstand und Zweck der Bearbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten, technische und organisatorische Massnahmen, Unterauftragsbearbeiter, Bearbeitungen im Ausland, die Mitwirkung bei Betroffenenrechten, Meldungen von Datensicherheitsverletzungen sowie Rückgabe oder Löschung der Daten bei Vertragsende. Für Fragen der Datenbearbeitung geht der AVV dem Einzelvertrag und diesen AGB vor.

11.3 clever hr bearbeitet die Daten des Kunden ausschliesslich gemäss dessen dokumentierten Weisungen und im Rahmen der Leistungserbringung. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur, wenn ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist (z. B. anerkannte Staaten oder geeignete Garantien). Die Staaten der Europäischen Union gelten als Staaten mit angemessenem Datenschutz (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV).

11.4 Der Kunde gewährleistet, dass die von ihm übermittelten Daten rechtmässig erhoben wurden und clever hr diese rechtmässig bearbeiten darf.

11.5 Stellt der Kunde für die Leistungserbringung ein eigenes Software- oder Datensystem bereit, erfolgen die vereinbarten Bearbeitungsvorgänge innerhalb dieses Systems und nach den im Einzelvertrag und im AVV festgelegten Zugriffs- und Sicherheitsvorgaben. Auswahl und Betrieb des Systems sowie die Beauftragung des Systemanbieters liegen im Verantwortungsbereich des Kunden. clever hr ist für den eigenen Zugriff und die Einhaltung der Weisungen verantwortlich.

11.6 Stellt der Kunde kein eigenes System bereit, richtet sich der Einsatz einer durch clever hr bereitgestellten oder beauftragten Softwarelösung nach dem Einzelvertrag und dem AVV. Softwarekosten, Unterauftragsbearbeiter und Datenbearbeitungsorte sind vor Beginn der Leistungserbringung schriftlich zu vereinbaren. Für das clever hr Portal gilt zusätzlich Ziff. 16.

12. Laufzeit, Kündigung und Beendigung

12.1 Laufende Dienstleistungen (Abo/Dauerschuldverhältnis): Verträge über laufende Leistungen (z. B. Payroll, HR-Administration, Recruiting-Abo) gelten, soweit nicht anders vereinbart, auf unbestimmte Zeit und können von jeder Partei ordentlich unter Einhaltung einer Frist von zwei (2) Monaten auf das Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Für das clever hr Portal gilt Ziff. 16.13. Bereits geleistete Vorauszahlungen für nach Vertragsende liegende Zeiträume werden anteilig zurückerstattet, soweit die entsprechenden Leistungen nicht mehr erbracht werden.

12.2 Projekt-/Einzelleistungen: Verträge über zeitlich begrenzte Einzelleistungen (z. B. einzelnes Outplacement-Mandat, Recruiting auf Stundenbasis) enden mit vollständiger Erbringung der Leistung.

12.3 Jede Partei kann den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen, insbesondere bei erheblicher Vertragsverletzung nach unbenutztem Ablauf einer 30-tägigen Frist zur Wiederherstellung des vertragsgemässen Zustands, sowie bei Zahlungsverzug, Konkurs oder Nachlassstundung der anderen Partei.

12.4 Kündigungen bedürfen der Textform. Bei Beendigung gibt clever hr dem Kunden dessen Daten und Arbeitsergebnisse in einem gängigen Format heraus und löscht die beim Anbieter verbleibenden Daten nach Massgabe des AVV und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

12.5 Soweit ein Vertragsverhältnis als Auftrag im Sinne von Art. 394 ff. OR zu qualifizieren ist, bleibt das Recht beider Parteien zur jederzeitigen Beendigung nach Art. 404 Abs. 1 OR unberührt. Bei einer Beendigung zur Unzeit richtet sich ein allfälliger Schadenersatz ausschliesslich nach Art. 404 Abs. 2 OR. Vorausbezahlte Vergütungen für nicht mehr erbrachte Leistungen werden anteilig zurückerstattet.

13. Höhere Gewalt

13.1 Keine Partei haftet für die Nichterfüllung von Pflichten, soweit diese auf höherer Gewalt beruht (z. B. Naturereignisse, Epidemien/Pandemien, behördliche Anordnungen, längerfristiger Ausfall öffentlicher Infrastruktur). Die Erfüllungsfristen verschieben sich entsprechend. Die Zahlungspflicht des Kunden für bereits erbrachte Leistungen bleibt bestehen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Die Parteien sind voneinander unabhängig. Durch den Vertrag wird kein Arbeits-, Gesellschafts-, Joint-Venture- oder Agenturverhältnis begründet.

14.2 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform; elektronische Signaturen sind gleichgestellt. Mündliche Nebenabreden sind nicht gültig.

14.3 clever hr kann diese AGB anpassen. Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen gelten diese nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden; widerspricht der Kunde fristgerecht, kann jede Partei den Vertrag auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

14.4 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine gültige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

15.1 Auf den Vertrag ist ausschliesslich schweizerisches materielles Recht anwendbar, unter Ausschluss des Wiener Kaufrechts (CISG). Ausschliesslicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Zürich.

16. Besondere Bedingungen clever hr Portal

16.1 Geltung und Vorrang: Diese Ziffer gilt, wenn der Einzelvertrag das clever hr Portal («Portal», gemanagtes eigenes HR-System) umfasst. Sie ergänzt die Ziff. 1–15 und geht ihnen für das Portal vor. Der Einzelvertrag geht dieser Ziffer vor; für Fragen der Datenbearbeitung gilt Ziff. 2.5.

16.2 Leistung: clever hr richtet für den Kunden das clever hr Portal ein und betreibt es auf einem Server, der ausschliesslich für den Kunden bereitsteht. Die Einrichtung umfasst insbesondere die Bereitstellung des Servers, die Installation, die Grundkonfiguration mit Schweizer Vorlagen und die Web-App für Mitarbeitende. Mitarbeitende nutzen das Portal im Browser; eine App aus einem App Store ist nicht Vertragsbestandteil. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem Einzelvertrag.

16.3 Betrieb ausschliesslich durch clever hr: clever hr betreibt, überwacht, sichert und wartet das Portal. Der Kunde erhält persönliche Logins mit Einblick in das System im vereinbarten Umfang. Es wird keine Software an den Kunden überlassen oder bei ihm installiert, und der Kunde erhält keinen Zugang zu Server, Datenbank oder Systemverwaltung. Die vereinbarten Payroll- und HR-Leistungen erbringt clever hr in diesem System nach den Ziff. 1–15.

16.4 Updates und Wartungsfenster: clever hr spielt regelmässig, in der Regel monatlich, aktuelle Versionen sowie Sicherheitsupdates ein; dringende Sicherheitsupdates auch kurzfristig. Geplante Wartungsarbeiten mit spürbarer Unterbrechung führt clever hr nach Möglichkeit ausserhalb der üblichen Bürozeiten (Montag bis Freitag, 08.00 bis 18.00 Uhr) durch und kündigt sie mindestens drei Arbeitstage im Voraus in Textform an, ausser bei dringenden Sicherheitsmassnahmen. Updates können Funktionen und Darstellung verändern; clever hr informiert den Kunden vorab, wenn eine vereinbarte Funktion wesentlich eingeschränkt wird.

16.5 Verfügbarkeit und Störungen: clever hr strebt eine hohe Verfügbarkeit an. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie im Einzelvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Angekündigte Wartungsfenster, Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden sowie Störungen ausserhalb des Einflussbereichs von clever hr (z. B. allgemeine Internet- oder Stromausfälle, höhere Gewalt) gelten nicht als Ausfall. Störungen meldet der Kunde an office@clever-hr.ch oder telefonisch; clever hr behebt sie an Arbeitstagen (Montag bis Freitag, ohne Zürcher Feiertage) mit einer ihrer Schwere angemessenen Priorität.

16.6 Datensicherung: clever hr sichert die Daten des Portals regelmässig, in der Regel täglich, verschlüsselt und getrennt vom Server und prüft die Wiederherstellbarkeit in angemessenen Abständen. Die Datensicherung dient der Wiederherstellung des Systems. Für seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleibt der Kunde verantwortlich; clever hr stellt ihm dafür den Datenexport nach Ziff. 16.10 zur Verfügung.

16.7 Standort: Der Kunde wählt im Einzelvertrag, ob der Server in der Schweiz oder in einem Staat der Europäischen Union betrieben wird. Ein Wechsel des Serverlandes erfolgt nur mit Zustimmung des Kunden. Die Datensicherungen liegen immer verschlüsselt in der Europäischen Union (Cloudflare R2, EU-Jurisdiktion), auch bei einem Server in der Schweiz. Die Bekanntgabe in die Europäische Union stützt sich auf Art. 16 Abs. 1 DSG, weil die Staaten der Europäischen Union einen angemessenen Datenschutz gewährleisten; eine zusätzliche Zustimmung ist dafür nicht erforderlich. Eine weitergehende Bekanntgabe ins Ausland richtet sich nach Art. 16 ff. DSG und dem AVV.

16.8 Mitwirkung des Kunden: Der Kunde benennt eine verantwortliche Ansprechperson für das Portal, beantragt die Logins und Berechtigungen seiner Nutzerinnen und Nutzer bei clever hr und meldet Austritte unverzüglich. Er hält Zugangsdaten geheim, nutzt die angebotene Zwei-Faktor-Anmeldung und meldet den Verdacht auf Missbrauch sofort. Er informiert seine Mitarbeitenden über die Nutzung des Portals und die damit verbundene Bearbeitung ihrer Personendaten. Sicherheits- oder Lasttests am Portal sind nur mit vorgängiger Zustimmung von clever hr zulässig. clever hr darf einzelne Zugänge vorübergehend sperren, wenn eine Sicherheitsgefahr oder ein Missbrauch droht, und informiert den Kunden unverzüglich.

16.9 Nutzungsrecht und Software: Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Recht, das Portal für eigene Zwecke durch die berechtigten Nutzerinnen und Nutzer zu verwenden. Eigentum und Rechte an der Software, an Konfigurationen, Vorlagen und Betriebswerkzeugen verbleiben bei clever hr bzw. den jeweiligen Rechteinhabern; ein Anspruch auf Herausgabe von Software, Quellcode oder Serverabbildern besteht nicht. Das Portal verwendet unter anderem Open-Source-Komponenten Dritter, die ihren jeweiligen Lizenzbedingungen unterstehen; Rechte, die dem Kunden daraus zwingend zustehen, bleiben vorbehalten. clever hr darf Komponenten ersetzen, sofern der vereinbarte Funktionsumfang im Wesentlichen erhalten bleibt.

16.10 Daten des Kunden, Export und Löschung: Die im Portal gespeicherten Daten stehen dem Kunden zu; clever hr bearbeitet sie ausschliesslich zur Vertragserfüllung. Bei Vertragsende erhält der Kunde einen vollständigen Export seiner Daten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (z. B. CSV oder XLSX für Datensätze, Dateien im Originalformat); der Export ist im Preis inbegriffen und wird innert 30 Tagen nach Vertragsende bereitgestellt. Nach Bestätigung des Empfangs durch den Kunden, spätestens 60 Tage nach Vertragsende, löscht clever hr die Daten auf dem Server und in den Datensicherungen und bestätigt die Löschung in Textform; vorbehalten bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten von clever hr und abweichende Weisungen im AVV. An den Daten des Kunden übt clever hr kein Zurückbehaltungsrecht aus.

16.11 Auftragsbearbeitung: Für die Personendaten im Portal ist clever hr Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG; Ziff. 11 und der separate AVV gelten. Als Unterauftragsbearbeiter setzt clever hr insbesondere den Anbieter des Servers bzw. Rechenzentrums im gewählten Land, Cloudflare R2 als Speicherort der Datensicherungen in der Europäischen Union und einen Dienst für den Versand von Systemnachrichten ein; die Liste ergibt sich aus dem AVV. Den Beizug neuer Unterauftragsbearbeiter teilt clever hr vorgängig mit; der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen. Verletzungen der Datensicherheit meldet clever hr dem Kunden so rasch als möglich (Art. 24 Abs. 3 DSG).

16.12 Beaufsichtigte Kunden: Unterliegt der Kunde einer staatlichen Aufsicht (z. B. durch die FINMA) und gilt der Bezug des Portals oder der HR-Leistungen als Auslagerung im aufsichtsrechtlichen Sinn, vereinbaren die Parteien auf Wunsch des Kunden in einer separaten Vereinbarung insbesondere Informations-, Auskunfts- und Prüfrechte des Kunden, seiner Prüfgesellschaft und der Aufsichtsbehörde, Vorgaben zu Standort und Zugriff, zur Weiterverlagerung sowie zur Notfall- und Ausstiegsplanung. Der dadurch entstehende Mehraufwand wird nach Vereinbarung vergütet. Ob der Bezug aufsichtsrechtlich zulässig ist, beurteilt der Kunde.

16.13 Vergütung, Laufzeit und Kündigung: Die einmaligen Beträge (Einrichtung clever hr Portal sowie Einrichtungspauschale HR-Administration und Payroll gemäss Ziff. 4.8) sind bei Unterzeichnung des Einzelvertrags fällig und innert 10 Tagen zahlbar. Die monatlichen Pauschalen (Laufende IT-Systempauschale und HR-Software-Betriebspauschale) werden erst ab der offiziellen Einführung verrechnet, deren Datum die Parteien gemeinsam in Textform festlegen, und monatlich im Voraus in Rechnung gestellt; die Anzahlung nach Ziff. 4.4 entfällt für diese Pauschalen. Für das Portal gilt eine Mindestlaufzeit von drei Monaten ab der offiziellen Einführung. Danach kann es von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat auf das Ende eines Kalendermonats gekündigt werden, erstmals auf das Ende der Mindestlaufzeit. Für Payroll und HR-Administration gelten der Einzelvertrag und Ziff. 12.1; endet nur das Portal, erbringt clever hr diese Leistungen nach Ziff. 11.5 oder 11.6 weiter.

16.14 Verhältnis zu Art. 404 OR: Soweit das Recht zur jederzeitigen Beendigung nach Art. 404 Abs. 1 OR zwingend gilt, bleibt es vorbehalten (Ziff. 12.5). Eine vorzeitige Beendigung begründet keine Pflicht zur Zahlung von Vergütung für nicht mehr erbrachte Leistungen. Erfolgt sie zur Unzeit, ersetzt die beendende Partei den dadurch verursachten Schaden nach Art. 404 Abs. 2 OR; dazu gehören insbesondere nachweislich nicht mehr abwendbare Kosten, die clever hr für den Server des Kunden bis zum nächstmöglichen Kündigungstermin gegenüber dem Server-Anbieter schuldet. Bereits erbrachte Einrichtungsleistungen werden nicht zurückerstattet; vorausbezahlte Beträge für nicht erbrachte Leistungen werden anteilig zurückerstattet.

16.15 Haftung und Zahlungsverzug: Es gilt Ziff. 9. Bei Datenverlust haftet clever hr, ausser bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, nur für den Aufwand, die Daten aus der letzten ordnungsgemässen Datensicherung wiederherzustellen. Bei Zahlungsverzug darf clever hr den Zugang nach Mahnung mit einer Frist von mindestens zehn Tagen auf Lesezugriff beschränken; der Datenexport bleibt auch dann möglich.

17. Recruiting als RPO / Inhouse-Recruiting

17.1 Geltung: Diese Ziffer gilt, wenn der Einzelvertrag Recruiting, RPO oder Inhouse-Recruiting umfasst. Sie ergänzt die Ziff. 1–15 und geht ihnen für diese Leistungen vor. Der Einzelvertrag geht dieser Ziffer vor. Für die Datenbearbeitung gelten Ziff. 2.5, Ziff. 11 und der AVV.

17.2 clever hr ist keine Personalvermittlung und keine Personalberatung. Wir vermitteln keine Stellen und keine Kandidat:innen, sondern arbeiten als Recruiting-Team im Auftrag, im System und im Namen unserer Kunden.

17.3 clever hr handelt bei diesen Leistungen als Hilfsperson und Beauftragte des Kunden. Der Vertrag ist ein Auftrag nach Art. 394 ff. OR. Die Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten erfolgt ausschliesslich im Namen und für den Kunden, nie für Dritte und nie im eigenen Namen von clever hr.

17.4 Zum Auftrag können insbesondere gehören: Bewerbermanagement im System des Kunden, Active Sourcing, Direct Sourcing, Executive Search im Auftrag des Kunden, Peak-Recruiting (zusätzliche Recruiterinnen und Recruiter für Spitzen) sowie Interviews und Selektion als Unterstützung. Suche, Shortlist und Interviews erfolgen im Namen und im System des Kunden. Den Entscheid über Einstellung und Arbeitsvertrag trifft allein der Kunde.

17.5 clever hr führt keine eigene Kandidatendatenbank und keinen Kandidatenpool und gibt Kandidatinnen und Kandidaten nicht an andere Kunden weiter. Sämtliche Daten der Bewerbenden liegen im System des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher im Datenschutz, clever hr ist Auftragsbearbeiterin nach Ziff. 11 und dem AVV. Nach Ende des Mandats behält clever hr keine Kopien dieser Daten. Herausgabe und Löschung richten sich nach Ziff. 12.4, Ziff. 11.2 und dem AVV.

17.6 clever hr verlangt von Stellensuchenden kein Entgelt.

17.7 Die Vergütung ist ein Stundenhonorar nach Aufwand. Sie ist unabhängig davon, ob und wen der Kunde einstellt. Ein Erfolgshonorar und ein Retainer mit Erfolgsanteil sind ausgeschlossen. Eine Gebühr, die an eine Einstellung geknüpft ist, wird nicht vereinbart. Für RPO-Mandate fällt keine Einrichtungspauschale nach Ziff. 4.8 an. Die Einrichtung wird nach Stunden abgerechnet.

17.8 Die Führung und die Arbeitsorganisation der Mitarbeitenden von clever hr bleiben bei clever hr, auch bei einem Einsatz vor Ort beim Kunden. clever hr ist Arbeitgeberin dieser Mitarbeitenden und führt den Stundenrapport. Der Kunde gibt die fachlichen Vorgaben zum Auftrag, insbesondere zu Profil, Prozess und Werkzeugen.

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