Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dieser Website ist:

beeVisto GmbH (clever hr ist eine Marke der beeVisto GmbH)
Statutarischer Sitz: Weieracherstrasse 4, 8184 Bachenbülach
Geschäfts- und Kontaktadresse:
Münchhaldenstrasse 10
8008 Zürich, Schweiz
E-Mail: office@clever-hr.ch
Telefon: +41 44 589 73 11

2. Grundsätze

Wir bearbeiten Personendaten nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023). Wir halten uns an die Grundsätze der Transparenz, Zweckbindung und Verhältnismässigkeit: Wir bearbeiten nur Daten, die wir für den jeweiligen Zweck brauchen, und nur so lange wie nötig. Diese Website richtet sich an Kundinnen und Kunden in der Schweiz.

3. Besuch der Website (Hosting)

Beim Aufruf dieser Website fallen technisch bedingt Daten an: die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufenen Seiten sowie Browser- und Geräteinformationen. Diese Daten braucht es, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Sie werden in Server-Logdateien kurzzeitig gespeichert und nicht mit anderen Daten verknüpft.

Für Betrieb und Auslieferung der Website setzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein. Cloudflare bearbeitet die genannten technischen Daten in unserem Auftrag und ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (siehe Ziffer 11). Details: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Besuchszählung. Wir zählen, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden und wie viele Personen die Website pro Tag besuchen. Die Zählung läuft serverseitig und kommt ohne Cookies aus. Damit mehrere Aufrufe derselben Person innerhalb eines Tages als ein Besuch zählen, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung, Datum und einem geheimen Zusatzwert einen pseudonymen HMAC-Prüfwert. Ohne den geheimen Schlüssel ist er nicht für einen einfachen Abgleich nutzbar und wird nach 30 Stunden gelöscht; Ihre IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Ausgewertet werden ausschliesslich Summen: Seitenaufrufe, Zahl der Besuche, aufgerufene Seiten, verweisende Website, Werbekampagne (utm-Parameter der Anzeige), Land sowie erkannte Verweise von KI-Diensten. Technisch markierte ChatGPT-Links werden dabei getrennt von echten Verweisen erfasst. Diese Summen bewahren wir bis zu 400 Tage auf. Ein Personenbezug entsteht dabei nicht, es werden keine Profile gebildet, und wir geben die Zahlen nicht weiter. Zugriffe bekannter Suchmaschinen- und KI-Crawler zählen wir gar nicht erst mit. Die Daten liegen bei Cloudflare in der oben genannten Rolle als Auftragsbearbeiterin.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die Besuchszählung nach Ziffer 3 arbeitet ohne Cookies und ohne Wiedererkennung über einzelne Tage hinaus.

Google Ads Conversion-Tag. Auf allen Seiten läuft das Tag AW-18387386707. Das Skript wird von googletagmanager.com geladen (Google). Damit messen wir, ob nach einem Klick auf eine unserer Anzeigen eine Seite aufgerufen, angerufen oder Kontaktformular bzw. Calendly genutzt wird. Erfolgreich abgesendete Kontaktformulare erfassen wir als Conversion. Inhalte Ihrer Anfrage werden dabei nicht an Google übermittelt. Im Buchungsshop shop.clever-hr.ch verwenden wir dasselbe Tag. Nach einer bezahlten Buchung meldet es den Bestellwert und eine Bestellnummer an Google, ohne Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Nach einem solchen Anzeigenklick kann Google die dafür üblichen Cookies setzen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Google (gleicher Link wie in Ziffer 5).

Wenn Sie unseren Datenschutzhinweis bestätigen, merkt sich Ihr Browser das lokal auf Ihrem Gerät (localStorage); dabei werden keine Daten an uns übertragen. Das eingebettete Buchungstool Calendly kann eigene, technisch notwendige Cookies setzen (siehe Ziffer 6). Sie können das Speichern von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit einschränken oder ablehnen.

Schriften und andere Gestaltungselemente laden wir von unseren eigenen Servern. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut.

5. Kontaktaufnahme (Formular, E-Mail und Telefon)

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeiten wir die Angaben, die Sie uns übermitteln (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihr Anliegen), ausschliesslich, um Ihre Anfrage zu beantworten und eine allfällige Zusammenarbeit vorzubereiten. Die Bearbeitung erfolgt in unserer Arbeitsumgebung bei Google Workspace (siehe Ziffer 8). Für die Online-Terminbuchung gilt Ziffer 6.

Anfrageformular. Auf der Kontaktseite können Sie uns eine Anfrage über ein Formular senden. Übermittelt werden die Angaben, die Sie eintragen: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, das gewählte Anliegen und Ihre Nachricht. Die Übermittlung läuft verschlüsselt über unsere eigene Serverfunktion bei Cloudflare (siehe Ziffer 3). Nach erfolgreicher Prüfung wird Ihre Anfrage für längstens 400 Tage dauerhaft bei Cloudflare angenommen. Eine überwachte Warteschlange versucht die Zustellung per E-Mail erneut, wenn ein Zustellversuch scheitert; Fehler und endgültig fehlgeschlagene Aufträge werden ohne Nachrichteninhalt protokolliert und alarmiert. Das Formular bestätigt die Annahme erst nach der dauerhaften Speicherung. Danach werden Anfrage und Zustellmetadaten automatisch gelöscht. Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro Anschluss und Stunde; dafür speichern wir für längstens eine Stunde einen mit geheimem Schlüssel erzeugten HMAC-Prüfwert, ohne die IP-Adresse selbst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage und an einem funktionierenden, missbrauchsfreien Formular.

Prüfung auf automatisierte Einsendungen (Cloudflare Turnstile). Das Formular ist mit Cloudflare Turnstile geschützt. Turnstile prüft im Hintergrund, ob die Eingabe von einer Person stammt. Dabei bearbeitet Cloudflare technische Angaben wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Interaktionssignale Ihres Besuchs. Turnstile setzt dafür keine Werbe-Cookies und erstellt kein Profil über Websites hinweg. Ausserdem prüfen wir den Inhalt Ihrer Nachricht automatisch auf typische Werbemuster; auffällige Einsendungen werden abgewiesen und längstens 90 Tage zu Nachweiszwecken aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem missbrauchsfreien Formular. Angaben zu Cloudflare stehen in Ziffer 3.

Anrufe über Google-Anzeigen. Bei einer Anzeige mit Anruffunktion kann Google vorübergehend eine Google-Weiterleitungsnummer anzeigen und den Anruf an unsere Telefonnummer weiterleiten. Zur Erfolgsmessung erfasst Google dabei Angaben wie Beginn und Dauer, Annahmestatus, Anrufquelle, Ländercode, Vorwahl und Anruftyp sowie die zugehörige Kampagne, Anzeigengruppe und das Suchwort. Je nach Verfügbarkeit kann bei Anrufen von mehr als 15 Sekunden auch die Telefonnummer des Anrufers im Anrufbericht erscheinen. Wir können diese Angaben in Google Ads einsehen und nutzen sie ausschliesslich, um Anfragen und die Wirksamkeit unserer Anzeigen zu beurteilen. Anrufe ab 60 Sekunden zählen wir dort einmal als Conversion. Die optionale Anrufaufzeichnung bleibt in Google Ads deaktiviert; auch wir zeichnen diese Gespräche nicht auf. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

6. Online-Terminbuchung (Calendly)

Für die Buchung von Erstgesprächen nutzen wir auf der Kontaktseite das Buchungstool von Calendly, LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, Georgia 30518, USA.

Beim Aufruf der Kontaktseite stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von Calendly her, um den Buchungskalender zu laden; dabei wird Ihre IP-Adresse an Calendly übertragen, auch wenn Sie keinen Termin buchen. Wenn Sie einen Termin buchen, bearbeitet Calendly in unserem Auftrag zusätzlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Termindaten sowie technische Angaben wie Zeitzone und Geräteinformationen.

Calendly speichert diese Daten in Rechenzentren in den USA. Die Übermittlung ist abgesichert: Calendly ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gilt das Auftragsbearbeitungs-Addendum von Calendly mit Standardvertragsklauseln. Details: Datenschutzerklärung von Calendly. Wenn Sie das Buchungstool nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon.

7. Privatshop: Buchung, Zahlung und Unterlagen

Wenn Sie als Privatperson ein Paket im Privatshop buchen, bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse, das gebuchte Paket, Preis, Zeitpunkt und Version der akzeptierten AGB für Privatkunden sowie den Zahlungsstand. Diese Daten brauchen wir, um den Vertrag abzuschliessen und zu erfüllen, Ihnen Bestätigungen, Terminlinks und die Rechnung per E-Mail zu senden und unsere Buchhaltung zu führen.

Die Zahlung mit Karte oder TWINT wickelt der Zahlungsdienst Stripe ab (Stripe-Gruppe; welche Stripe-Gesellschaft zuständig ist, nennt die Datenschutzerklärung von Stripe). Ihre Karten- und Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Wir erhalten den Rechnungsbetrag, die Währung, den Zahlungsstand und Angaben zur Buchung und Rechnung. Diese Angaben können auch in der internen KI-Assistenz verarbeitet werden (Ziffer 9). Stripe bearbeitet Daten zum Teil in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsbekämpfung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, und kann sie in das Vereinigte Königreich, in die EU und in die USA bekanntgeben; Stripe, LLC ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Details: Datenschutzerklärung von Stripe.

Die Termine für die gebuchten Sitzungen wählen Sie über einen persönlichen Link bei Calendly (siehe Ziffer 6). Unterlagen wie Lebenslauf oder Stelleninserat laden Sie über einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link hoch; wir speichern sie verschlüsselt in unserem Geschäftssystem, das auf Servern in Österreich (EU) läuft, und verwenden sie nur für die gebuchte Leistung. Klappt der Upload nicht, können Sie uns die Unterlagen auch per E-Mail an office@clever-hr.ch senden.

Die Server-Infrastruktur dieses Geschäftssystems betreibt die netcup GmbH, Emmy-Noether-Strasse 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, als Auftragsbearbeiterin. Das Rechenzentrum steht in Wien (Österreich). Zweck ist das Hosting von Datenbank und Dokumenten. Grundlage der Auftragsbearbeitung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag von netcup.

Ihre Unterlagen, zum Beispiel Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Lohnangaben und alle hochgeladenen Dateien, bewahren wir höchstens bis zum Abschluss der Beratung oder des Workshops auf und löschen sie danach. Wird die Leistung nicht abgeschlossen (z. B. weil Folgetermine nie gebucht werden), löschen wir sie spätestens 90 Tage nach dem letzten Termin, der Zahlung oder dem letzten Upload. Länger aufbewahren wir nur, was das Gesetz verlangt: Rechnung und Buchungsbelege während zehn Jahren (Art. 958f OR), jedoch keine Ihrer Unterlagen.

Zusätzliche Kopien im E-Mail-Postfach sind möglich. Zur Löschung solcher Kopien können Sie sich an office@clever-hr.ch wenden. Wir sichern die Daten täglich. Die täglichen Sicherungen behalten wir sieben Tage; zusätzlich behalten wir eine Sicherung je Woche für höchstens 35 Tage. Die Sicherungen liegen in der EU bei Cloudflare R2.

7a. clever hr Portal und Upload-Link für Firmenkunden

clever hr Portal läuft bei netcup in Wien (Österreich). Die Wahl des Portalserver-Landes im Einzelvertrag ändert den Standort dieses vorübergehenden Upload-Eingangs nicht. Datensicherungen liegen verschlüsselt in der Europäischen Union bei Cloudflare R2 und bleiben höchstens 35 Tage nach Erstellung erhalten.

Jeder persönliche Upload-Link ist genau einem Firmenkunden zugeordnet. Die Übertragung ist verschlüsselt, die Dateien werden auf Viren geprüft und vorübergehend direkt in dessen Kundenakte im clever hr Portal abgelegt. Wir löschen sie spätestens 30 Tage nach Eingang aus der aktiven Ablage. Nur eine Geschäftsunterlage ohne Personendaten von Mitarbeitenden oder Bewerbenden darf das Team bewusst in «Dokumente» der Kundenakte übernehmen. Nutzt der Kunde ein eigenes System, dient clever hr Portal als vorübergehender Übermittlungsweg. Der Kunde bleibt Verantwortlicher; clever hr bearbeitet die Daten nach dem AVV in seinem Auftrag.

Der KI-Assistent im clever hr Portal erfährt zu Uploads nur Kunde, Anzahl, Eingang und Stand. Inhalte und Dateinamen der Uploads gehen nicht an externe KI-Dienste.

8. E-Mail und Zusammenarbeit (Google Workspace)

Für E-Mail, Dokumente und die interne Zusammenarbeit nutzen wir Google Workspace. Vertragspartnerin ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Google bietet Datenregionen für unterstützte Editionen und abgedeckte Dienste an. Welche Region für konkrete Mandatsdaten gilt, richtet sich nach der jeweils aktuellen Workspace-Konfiguration und dem betroffenen Dienst. Grundlage der Auftragsbearbeitung ist das Cloud Data Processing Addendum von Google. Details: Datenschutzerklärung von Google.

Daten aus Kundenmandaten, etwa Lohn- und Personaldaten, bearbeiten wir in dieser geschützten Umgebung und, soweit der AVV es erlaubt und es für unsere Arbeit nötig ist, mit KI-gestützten Werkzeugen. Das regeln die AGB für Unternehmen in Ziffer 6.1 und 6.2. Ergebnisse prüfen wir vor der Weitergabe durch einen Menschen. Für die interne KI-Assistenz gilt Ziffer 9.

9. KI-Assistenz und KI-gestützte Wartung

Für Entwürfe, Zusammenfassungen und Vorschläge zur Ablage nutzen wir eine interne Assistenz in unserem Geschäftssystem auf unseren Servern. Die Modellantworten liefert Anthropic, PBC (Dienst Claude) mit Sitz in den USA. Dazu können Angaben aus E-Mails und Kundenakten an Anthropic übermittelt werden: Absender und Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, Anhangnotizen, Kundennamen und Adressen sowie bei Buchungen Rechnungsbetrag, Währung, Zahlungsstand und Rechnungsbezug. Eine Übermittlung von Mitarbeitendendaten aus Kundenmandaten an externe KI-Dienste erfordert die dokumentierte Weisung und vorgängige schriftliche Genehmigung nach dem AVV (AGB Ziffer 6.1 und 6.2).

Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen aus Privatleistungen geben wir nur mit separater, freiwilliger Einwilligung der betroffenen Privatperson an externe KI weiter. Dann können wir die Unterlagen für Analysen, Empfehlungen und Entwürfe für Rückmeldungen auswerten. Ein Mensch prüft die Ergebnisse, bevor wir sie verwenden. Ohne Einwilligung bleibt die KI-Auswertung dieser Privatunterlagen aus. Für Unterlagen aus Firmenkundenmandaten gelten die Weisung und Genehmigung nach dem AVV. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail an office@clever-hr.ch widerrufen. Aus dem Zahlungsprozess erhält die KI keine Karten- oder Kontodaten. Zahlungen wickelt Stripe ab (Ziffer 7).

Für Wartung und Weiterentwicklung des Geschäftssystems setzen wir ebenfalls KI-gestützte Werkzeuge ein: Claude von Anthropic, Codex und ChatGPT von OpenAI sowie Cursor von Anysphere, Inc. Codierassistenten erhalten dafür eigene, protokollierte Zugänge. Dabei können Eingaben und nötiger Codekontext an diese Anbieter und die über Cursor eingesetzten Modellanbieter gelangen. Modelle über OpenRouter erhalten keinen Zugang. Für die Datenverarbeitung und ein mögliches Modelltraining gelten die Bedingungen des jeweils eingesetzten Dienstes und dessen Kontoeinstellungen.

Die Bekanntgabe in die USA stützt sich auf Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG. Anthropic sichert sie über Standardvertragsklauseln mit einem Zusatz für die Schweiz in der Datenschutz-Zusatzvereinbarung ab (Fassung vom 24. Februar 2025). Details: Datenschutz-Zusatzvereinbarung von Anthropic.

10. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nur weiter, wenn es für die Erbringung unserer Leistungen nötig ist (an die in dieser Erklärung genannten Auftragsbearbeiter), wenn Sie eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Dazu gehört die netcup GmbH (Karlsruhe, Deutschland) als Auftragsbearbeiterin für das Hosting von Datenbank und Dokumenten des Geschäftssystems im Rechenzentrum in Wien (Österreich).

11. Bekanntgabe ins Ausland

Personendaten können in folgende Staaten bekanntgegeben werden:

• EU/EWR (insbesondere Irland und Österreich) und Vereinigtes Königreich: Staaten mit einem gesetzlich anerkannten, angemessenen Datenschutzniveau.
• USA: an Anbieter unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Calendly, Stripe, Cloudflare, Google). Der Bundesrat anerkennt für solche Unternehmen seit dem 15. September 2024 ein angemessenes Datenschutzniveau. Ergänzend bestehen, wo angezeigt, Standardvertragsklauseln. Für Anthropic gelten Standardvertragsklauseln mit Zusatz für die Schweiz (Ziffer 9, Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG). Für Datenzugriffe durch OpenAI und Cursor bei der Wartung richten sich die Vertragsbedingungen nach dem jeweils eingesetzten Dienst und Konto.

12. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen (für Geschäftsunterlagen in der Regel zehn Jahre). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Für Unterlagen aus Leistungen für Privatkundinnen und Privatkunden gelten die Fristen in Ziffer 7. Dort stehen auch die Angaben zu E-Mail-Kopien, Sicherungen, Rechnung und Buchungsbelegen.

13. Datensicherheit

Die Verbindung zu dieser Website ist verschlüsselt (TLS). Innerhalb unserer Arbeitsumgebung gelten Zugriffsbeschränkungen: Auf Ihre Daten greifen nur Personen zu, die sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens brauchen.

14. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung unrichtiger Daten und auf Löschung (Art. 32 DSG) sowie auf Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG). Sie können einer Bearbeitung widersprechen. Wenden Sie sich dazu an office@clever-hr.ch; wir antworten innert 30 Tagen. Zudem können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa wenn wir Dienste wechseln. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 10. Oktober 2026