Quellensteuer als Arbeitgeber: Pflichten, Tarife und die neuen Grenzgänger-Regeln 2026

Sobald Sie Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung beschäftigen, werden Sie als Arbeitgeber zur Inkassostelle des Steueramts: Sie ziehen die Steuer direkt vom Lohn ab, liefern sie dem Kanton ab und haften dafür, dass alles stimmt. Das klingt technisch, folgt aber klaren Regeln. Dieser Leitfaden erklärt sie verständlich und zeigt, warum das Jahr 2026 für Firmen mit Grenzgängern besondere Aufmerksamkeit verlangt.

Wer überhaupt quellensteuerpflichtig ist

Die Quellensteuer betrifft zwei Gruppen. Erstens: Mitarbeitende, die in der Schweiz wohnen, aber keine Niederlassungsbewilligung C haben, typischerweise Personen mit B- oder L-Bewilligung. Zweitens: Personen ohne Wohnsitz in der Schweiz, also Grenzgängerinnen und Grenzgänger, Wochenaufenthalter oder im Ausland wohnhafte Verwaltungsräte.

Eine wichtige Ausnahme: Wer in ungetrennter Ehe mit einer Person lebt, die das Schweizer Bürgerrecht oder die C-Bewilligung besitzt, wird ordentlich veranlagt und zahlt keine Quellensteuer. Und die Pflicht endet, sobald der Grund wegfällt: Bei Heirat mit einer Schweizerin oder einem Schweizer, bei Einbürgerung oder beim Erhalt der C-Bewilligung stoppt der Abzug ab dem Folgemonat. Genau hier passieren in der Praxis viele Fehler, weil die Lohnbuchhaltung von der Änderung zu spät erfährt.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Drei Aufgaben gehören Ihnen, und sie haben Fristen:

Anmelden, innert 8 Tagen. Neue quellensteuerpflichtige Mitarbeitende melden Sie innert 8 Tagen ab Stellenantritt beim kantonalen Steueramt an, mit AHV-Nummer, Nationalität, Bewilligungsart und Zivilstand. Im Kanton Zürich geht das per Formular, über das Webportal oder direkt aus einer swissdec-zertifizierten Lohnsoftware.

Abrechnen, in der Regel monatlich. Die abgezogene Steuer rechnen Sie mit dem Kanton ab, im Kanton Zürich monatlich und innert 30 Tagen nach Ablauf der Periode. Eine vierteljährliche Abrechnung ist dort nur erlaubt, wenn Sie weniger als 10 quellensteuerpflichtige Personen beschäftigen. Verspätete Zahlungen kosten Verzugszinsen. Die Details regeln die Kantone unterschiedlich.

Mutationen nachführen, ab dem Folgemonat. Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes oder der Ehepartner nimmt eine Arbeit auf: Jede dieser Änderungen verändert den Tarifcode, und zwar ab dem Monat nach dem Ereignis.

Als Entschädigung für diesen Aufwand behalten Sie eine Bezugsprovision von 1 bis 2 Prozent des abgelieferten Betrags. Der Kanton Zürich zahlt einheitlich 2 Prozent. Einige Kantone, etwa Basel-Stadt, zahlen die vollen 2 Prozent nur bei elektronischer Abrechnung und 1 Prozent auf Papier. Elektronisch abrechnen lohnt sich also doppelt: weniger Aufwand und mehr Provision.

Die Tarifcodes, einfach erklärt

Der Tarifcode bestimmt, wie viel Steuer Sie abziehen. Die vier wichtigsten:

• Tarif A: Alleinstehende (ledig, getrennt, geschieden, verwitwet)
• Tarif B: Verheiratete, nur eine Person verdient
• Tarif C: Verheiratete, beide verdienen
• Tarif H: Alleinerziehende mit Kindern im gleichen Haushalt

Der vollständige Code enthält zusätzlich die Anzahl Kinder und ein Y oder N für die Kirchensteuer, zum Beispiel B2Y für verheiratet, Alleinverdiener, zwei Kinder, mit Kirchensteuer. Daneben existieren Spezialcodes, etwa G für Taggelder, die Versicherungen direkt auszahlen, sowie eigene Code-Familien für deutsche und für neue italienische Grenzgänger.

Die Schwelle von CHF 120’000 und der 31. März

Zwei Punkte sollten Sie auch Ihren Mitarbeitenden erklären können, denn hier geht es um deren Geld:

Ab CHF 120’000 Bruttojahreslohn wird eine quellenbesteuerte Person mit Schweizer Wohnsitz zusätzlich nachträglich ordentlich veranlagt. Sie reicht eine komplette Steuererklärung ein, die bezahlte Quellensteuer wird angerechnet. Wichtig: Einmal über der Schwelle, bleibt diese Pflicht bestehen, auch wenn der Lohn später wieder sinkt. Der Arbeitgeber zieht die Quellensteuer trotzdem weiter ab.

Unter CHF 120’000 kann die Person die ordentliche Veranlagung freiwillig beantragen, etwa um Einzahlungen in die Säule 3a, Weiterbildungen oder Pendlerkosten abzuziehen. Die Frist dafür ist der 31. März des Folgejahres, und sie ist nicht verlängerbar. Der Antrag will überlegt sein: Einmal gestellt, gilt die Veranlagung auch in allen Folgejahren, und je nach Gemeinde kann sie teurer ausfallen als der Quellentarif.

Neu 2026: Alle drei Grenzgänger-Regime wurden angepasst

Wer Grenzgängerinnen und Grenzgänger beschäftigt, muss 2026 genauer hinschauen. Innerhalb weniger Monate wurden die Abkommen mit allen drei grossen Nachbarländern neu justiert:

Frankreich: Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Zusatzabkommen definitiv. Homeoffice bis 40 Prozent der Jahresarbeitszeit bleibt im Staat des Arbeitgebers steuerbar. Der Preis dafür: Schweizer Arbeitgeber müssen Homeoffice- und Reisetage ihrer Mitarbeitenden mit Wohnsitz Frankreich sauber erfassen, denn Anfang 2027 findet der erste automatische Datenaustausch mit Frankreich statt. Wer die Tage nicht dokumentiert, kann seine Abrechnung nicht belegen.

Italien: Seit dem 9. Februar 2026 ist die dauerhafte Telearbeitsregel in Kraft, rückwirkend ab 2024. Bis 25 Prozent Homeoffice tasten weder Grenzgängerstatus noch Besteuerung an. Für neue Grenzgänger seit Mitte 2023 gelten zudem eigene Tarifcodes, bei denen die Schweiz 80 Prozent der normalen Quellensteuer erhebt.

Deutschland: Das geänderte Doppelbesteuerungsabkommen gilt seit dem 1. Januar 2026, mit Präzisierungen unter anderem zu Nichtrückkehrtagen und zur Lohnfortzahlung bei Freistellung. Unverändert zentral: Der reduzierte Abzug von 4.5 Prozent für echte Grenzgänger gilt nur, wenn die vom deutschen Finanzamt gestempelte Ansässigkeitsbescheinigung vorliegt. Fehlt sie, müssen Sie den vollen Tarif abziehen.

Die gute Nachricht für alle anderen: Wer keine Grenzgänger beschäftigt, rechnet 2026 im Inland wie bisher ab. Die Tariftabellen 2026 sind publiziert, materiell hat sich am inländischen Verfahren wenig geändert.

Warum Sorgfalt hier bares Geld wert ist

Der Arbeitgeber ist Schuldner der Quellensteuer und haftet für die korrekte Erhebung, unabhängig davon, ob der Abzug beim Lohn tatsächlich vorgenommen wurde. Zu wenig abgezogene Beträge kann das Steueramt bei Ihnen nachfordern; das Geld beim ehemaligen Mitarbeitenden zurückzuholen, ist dann Ihr Problem. Wer abgezogene Quellensteuern gar für sich verwendet, macht sich strafbar. Dazu kommen Verzugszinsen bei verspäteter Zahlung.

Die häufigsten Stolpersteine aus unserer Praxis: die verpasste 8-Tage-Anmeldung beim ersten ausländischen Mitarbeitenden, nicht nachgeführte Tarifcodes nach Heirat oder Geburt, fehlende Ansässigkeitsbescheinigungen bei deutschen Grenzgängern und ab diesem Jahr die fehlende Dokumentation von Homeoffice-Tagen.

So einfach kann Quellensteuer sein

Bei clever hr ist die Quellensteuer fester Bestandteil der Payroll: Wir melden Ihre Mitarbeitenden fristgerecht an, rechnen monatlich mit dem richtigen Tarifcode ab, führen Mutationen nach und übermitteln elektronisch über den swissdec-Standard, womit in mehreren Kantonen auch die volle Bezugsprovision gesichert ist. Das alles zum publizierten Fixpreis: CHF 250 pro Monat plus CHF 25 bis 40 pro Mitarbeitende, wie auf unserer Seite Preise beschrieben. Wie die gesamte Lohnabrechnung beim Auslagern abläuft, zeigt unser Leitfaden zum Thema Lohnbuchhaltung auslagern.

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